Software di gestione progetti: come scegliere quello adatto
Al giorno d’oggi il teamwork ricopre una grandissima importanza, in ogni azienda o agenzia che si rispetti.
Il ruolo di ogni singolo componente presente all’interno di una squadra rappresenta un tassello di rilievo, capace di arricchire l’intero sistema lavorativo, piccolo o grande che sia. Per questo motivo è necessario comprendere quali possano essere i mezzi da utilizzare e i software di gestione progetti più consoni ai propri obiettivi.
È bene ricordare che il punto focale di un’organizzazione ben definita è che sussista una comunicazione e una coordinazione tali da concedere una fluenza e velocità produttiva all’azienda.
Ma perché occorre scegliere un software di gestione progetti? Lo vediamo insieme.
Software per la gestione progetti, perché sceglierlo
Il fulcro della scelta di affidarsi a tool di project management consiste nel garantire una spartizione bilanciata del lavoro da svolgere, senza eccedere sul carico del personale. Inoltre, permettono di avere sotto controllo l’andamento degli obiettivi, le scadenze e consente di monitorare e sollecitare ritardi onde evitare di essere improduttivi e lasciare attività in sospeso.
In sostanza, permettono di migliorare decisamente l’efficienza delle risorse impiegate.
Non solo, ma soprattutto per quanto riguarda imprese di grandi dimensioni, hanno la funzionalità aggiuntiva di accorciare le distanze. Programmare, organizzare e calendarizzare in pochissimo tempo, il tutto gestito dalla figura di riferimento: Il project manager.
Grazie ad applicazioni di questo tipo si può ottenere:
– Condivisione delle proprie idee attraverso vere e proprie mappe mentali: Insomma, dei veri e propri brainstorming mentali all’interno dei quali è possibile mettere il proprio contributo per modellare il progetto sulla base delle esigenze, obiettivi e fruibilità.
– Trasmissione facilitata dei file: Spesso i ruoli sono intrecciati. Per svolgere il proprio progetto la maggior parte delle volte occorre che si attenda che il proprio collega concluda la sua parte e con essa i documenti che dovrebbe, in un secondo momento, inviare per procedere con l’organizzazione. I tool di project management impediscono proprio che ci sia un sovraffollamento di e-mail con allegati da scaricare e riorganizzare nel computer o nel cloud. Tutto si trova in un unico spazio di condivisione.
– Calendario in comune: Questa è davvero l’applicazione più utile. Quante volte si ha avuto bisogno di sapere gli impegni e i compiti dei propri colleghi per definire il proprio? O quante volte si è deciso di fare una riunione mettendoci giorni per stabilire quando fosse il momento più adatto? In questo modo ogni singolo soggetto avrà di fronte a sé tutti i programmi di tutti potendo organizzare se stesso e gli altri nel miglior modo possibile.
– Chat e messaggi istantanei per singoli o di gruppo: Anche questo rappresenta un metodo efficace per velocizzare la comunicazione d’impresa. Le email ci sono e ci saranno sempre, sono un fondamento e un caposaldo di agenzie e aziende. Ma talvolta viene bene a vere a disposizione un programma che trasmetta direttamente quello che si ha bisogno di esprimere. Senza lunghe attese. Creando un vero gruppo, inoltre, non ci sarà bisogno di ricordarsi di mettere in copia qualcuno.
– Infine, avere il lavoro aziendale sott’occhio: L’addetto alla gestione dei progetti fa proprio questo: tiene sotto controllo il lavoro e mediante calcoli derivati dalle tempistiche effettuate per ogni genere di attività assegna a chi di dovere il compito definendo la scadenza da non dover superare.
Considera chi è scarico, chi è pieno di cose da attuare e si impegna a stabilire equilibrio e buon bilanciamento tra tutti i componenti.
Tool project management: un vero aiuto?
Vediamo adesso nello specifico cosa comporta la gestione di un tool di queste dimensioni e portata.
Quando si lavora a un progetto, a prescindere dalla grandezza dello stesso bisogna considerare qualche passaggio:
1. L’obiettivo: come ogni strategia che si rispetti la prima cosa da definire è proprio lo scopo che si intende raggiungere.
2. Ciò che si possiede: Sarebbe a dire le risorse materiali, umane ed economiche a propria disposizione.
3. Il tempo: Parte focale di ogni progetto, come si accennava pocanzi. Ogni attività deve essere resa nota, elencata, spiegata – quali materiali e strumenti occorre utilizzare e come fare per portarla a termine – e programmata con una deadline precisa.
4. Capitale economico: Beh, come è normale che sia un fattore da tenere bene a mente è proprio il budget relativo a ogni singolo compito. La missione è cercare di spendere il meno possibile per la massima resa, si intende.
Come scegliere il miglior software per la gestione di progetti
Come è stato accennato, un corretto programma per la gestione dei progetti deve avere tutte le funzionalità già elencate. Quindi, ha l’obbligo di facilitare e velocizzare l’impegno di organizzazione del lavoro dei singoli individui della compagnia.
In definitiva, quindi deve possedere:
– Possibilità di creare To do List;
– Calendarizzazione impegni e appuntamenti, nonché attività da svolgere;
– Diagramma di Gantt per definire i compiti di ognuno e, comprendere, in tempo reale a che punto si è della deadline;
– Monitoraggio del tempo;
– Worflow che riguarda sempre l’andamento a livello schematico;
– Collaborazione continua;
– Gestione del Budget.
Tutti gli strumenti sembrano buoni ed effettivamente ognuno di essi possiede caratteristiche e peculiarità ottime, ma differenti, da dover considerare sulla base delle singole possibilità ed esigenze aziendali.
Occorre prestare la massima attenzione, definire quelli che sono gli obiettivi primari, le garanzie economiche, le modalità di gestione e di impiego a cui si è abituati a rivolgersi e agire di conseguenza.
Non sarà semplice, inizialmente, settare ogni impostazione e lavoratore all’interno della piattaforma, specialmente se il numero degli impiegati è notevole. Ma una volta compreso il funzionamento e definite tutte le singole voci e i professionisti, sarà un gioco da ragazzi!