Software forza vendita/commerciale: che caratteristiche deve avere

Software gestionale: cos’è e a cosa serve?

Un software gestionale è particolarmente utile per automatizzare numerosi processi che vengono sviluppati all’interno di un’azienda. Ci sono diverse tipologie di software simili. Tra questi occorre ricordarsi di quelli di contabilità, dei programmi per la gestione del magazzino, di quelli per la produzione, i software per il budget, un software dedicato a un processo specifico e i vari programmi utili per l’analisi finanziaria e la gestione aziendale.

Anche se queste aree sono comuni a molte aziende, tantissime imprese hanno anche diverse esigenze. Ci sono le aziende con dei bisogni più specifici rispetto alle altre. Proprio per questo è necessario sempre iniziare da un’attenta analisi delle varie attività e dei processi operativi principali. Questo aiuta a valutare precisamente quali sono le giuste priorità per migliorare tutto il processo organizzativo.

Quali sono le funzioni di un software gestionale?

Le principali funzionalità di un software di questo genere devono soddisfare le particolari esigenze di una precisa realtà professionale e aziendale. Grazie all’individuazione delle aree legate al funzionamento di un’impresa in particolare si può rispondere in modo semplice a tutti i bisogni dell’impresa. Tra le principali aree di funzionalità di un software commerciale spiccano:

• la Contabilità e l’Amministrazione, utile per l’amministrazione contabile e finanziaria, oltre alla gestione contabile;
• il Ciclo Attivo per la gestione dei clienti, che aiuta nello svolgimento del processo di fatturazione dei vari clienti, permette di gestire gli ordini e le offerte delle fatture elettroniche e così via;
• il Ciclo Passivo per la gestione dei fornitori, utile per controllare tutti i processi collegati al lavoro delle aziende-fornitrici e comprende il lavoro su ciò che concerne la ricezione delle fatture passive o la registrazione delle merci in entrata;
• la Gestione del Magazzino, una funzionalità che permette di gestire completamente i vari lavori legati all’inventario, al deposito o alle movimentazioni di magazzino;
• la Produzione, una funzionalità per gestire tutto il processo produttivo dell’MRP.

Le caratteristiche di un software gestionale

Oltre ad avere necessariamente tutte le funzionalità sopra descritte, un programma di questo genere deve avere anche altre caratteristiche. In particolare:

• il software gestionale dev’essere facile da usare, in modo tale che lo possano utilizzare tutte le persone interessate. Non si dev’essere, insomma, per forza degli esperti in tutto ciò che riguarda l’informatica, poiché un programma di questo genere dev’essere necessariamente intuitivo e semplice;
• il software gestionale deve anche avere un’interfaccia non complessa. Spesso e volentieri molti programmi di questo genere hanno un’interfaccia con tanti elementi particolarmente complessi. Spesso non si riesce a capire dove bisogna cliccare e cosa fare per poter lavorare in maniera corretta con un’applicazione di questo genere. Un software di vendita, però, deve avere un’interfaccia dove si capisce subito e senza problemi cosa e come fare.
• il software gestionale dev’essere multi-user. Quindi non si tratta di un programma che può utilizzare soltanto una persona in particolare, ma che dovrebbero poter usare più utenti, anche da computer differenti. Quindi può anche diventare un software extra-aziendale, in modo da poterlo usare per i bisogni dell’azienda persino quando si è nella propria abitazione.
• il software gestionale per un’azienda deve anche essere completo, ovvero includere a 360° proprio tutte le funzionalità descritte poco prima. In questo modo si può essere l 100% sicuri di poter gestire senza alcun problema proprio tutto ciò che riguarda il lavoro di un’azienda in particolare.
• ovviamente, un software gestionale deve anche essere automatizzabile e quindi funzionare in modo automatico, senza l’obbligo d’intervento da parte delle persone che gestiscono l’azienda.

L’integrazione con gli software esterni

A tutto questo si aggiunge anche un’altra caratteristica molto importante. In particolare, tale programma dev’essere in grado di associarsi senza problemi con varie altre applicazioni in modo da diventare più completa e di migliorare anche le proprie funzionalità.

Tra le funzioni basilari di un programma di questo genere consiste principalmente nell’estrapolazione e nella condivisione dei dati presenti in un altro documento. Un perfetto esempio riguarda la possibilità di estrapolare i dati interessati direttamente dai documenti Microsoft, come gli Excel o i Word.

La possibilità d’interagire con gli altri programmi riguarda non solo i documenti e i file interni all’azienda, ma anche i documenti esterni. Per esempio, un buon programma di questo genere potrebbe aiutare a relazionarsi anche con i file di vario genere esterni, provenienti quindi da altre aziende.

Più un programma di questo genere riesce a interfacciarsi con gli altri programmi e più è completo. Un perfetto esempio rappresenta l’inegrazione con i sistema di CRM (ovvero i sistemi Costumer Relationship Management). In questo caso vengono gestiti i vari dati collaborativi.