Vantaggi di un Software per la flotta aziendale

Le aziende che dispongono di una flotta aziendale, nella maggior parte dei casi adottano una corporate car policy, un documento che disciplina ogni caratteristica della flotta, come, ad esempio, le modalità con cui si assegnano ed utilizzano i veicoli, gli standard sulla qualità inerenti sia i consumi che la sicurezza, la precisazione dei criteri assicuratici e, in linea di massima, i criteri per gestire in maniera efficace una flotta.

La car policy consente la gestione e la garanzia di fluidità massima nell’organizzazione dei veicoli dei lavoratori. In diverse aziende per diverse motivazioni, i dipendenti sono molto spesso costretti a viaggiare e per questo motivo optano per soluzioni ottimali, come, ad esempio, i software gestionali che consentono un notevole risparmio sui costi relativi al trasporto e tutelano l’ambiente.

Fleet manager

Il fleet manager è colui che implementa la corporate car policy. Questa figura professionale è molto ricercata e richiede conoscenze specifiche in materia.

E’ importante minimizzare i costi e rendere i processi automatici, sia a livello di piccole aziende che, soprattutto per le grandi aziende. Il fleet manager tratta ciò che concerne la gestione della flotta aziendale, valuta quali siano i percorsi migliori e, rende migliore qualsiasi cosa inerente la flotta aziendale.

I vantaggi della flotta

Adottare prodotti ideati per il miglioramento e per l’implemento di tecniche di gestione della flotta comporta diversi vantaggi poichè, innanzitutto, comportano un risparmio sul prezzo della flotta quando aumenta la produttività dei dipendenti, e, inoltre, concedono un ottimo servizio ai clienti: controllare la flotta più efficacemente e rendere più celere il rendiconto delle fatture per le spese che concernono l’utilizzo dei trasporti.

Grazie ad una gestione ottimale della flotta è possibile ottenere un risparmio sul consumo di carburante che può rappresentare il 40% del costo totale affrontato dall’azienda. In tal caso, per ottenere il risparmio, la flotta agisce sulla corretta manutenzione del veicolo, prestando attenzione ad ogni singolo procedimento, come ad esempio verificare la pressione degli pneumatici e controllare che il mezzo sia in buone condizioni.

Selezionare accuratamente i veicoli per la flotta aziendale potrebbe essere una tattica vincente in alcuni casi ma in altri no. E’ il caso dell’uso dei veicoli elettrici a gpl o metano: questa scelta è positiva per quanto concerne le spese sul carburante ma è svantaggiosa sia poichè ci sono pochi distributori per questo tipo di carburante e sia per il relativo chilometraggio annuale.

Per quanto concerne la scelta dei veicoli, è possibile adottare veicoli elettrici e usufruire delle strategie di corporate car sharing, che consentono, mediante la condivisione, di diminuire la quantità di veicoli che si trovano nella flotta.
E’ fondamentale l’utilizzo della tecnologia GPS per coordinare e monitorare la flotta, che consente un risparmio del 25% del costo di carburante totale.

Oltre al risparmio sul carburante, occorre anche massimizzare la produttività dei dipendenti mediante una programmazione ad hoc della flotta, sia programmando preventivamente i tragitti che si percorreranno, che programmando il turn-over e la manutenzione dei veicoli aziendali. Grazie a questa programmazione sarà possibile trovare strade più veloci e con meno presenza di traffico, consentendo al lavoratore di stare poco tempo alla guida e, di conseguenza, può sfruttare di più il suo tempo in azienda, dedicando maggiore attenzione al cliente finale e evidenziare così quanto una gestione ottimale della flotta possa incidere sulla produttività aziendale.

Il fleet manager dovrà occuparsi della risoluzione di qualsiasi tipo di imprevisto, come ad esempio, qualora un’auto aziendale riscontri dei problemi, il fleet manager avrà il compito di dare la possibilità al lavoratore di utilizzare un altro veicolo.

Software per la gestione della flotta

I software gestionali svolgono un ruolo importante poichè è un ottimo alleato del fleet manager. Questo tipo di software consente diverse possibilità da portare a termine per ottimizzare la gestione della flotta, consente di controllare ogni auto della flotta e di avere a portata di mano i relativi dati più importanti.

Vantaggi dei software gestionali

E’ possibile controllare la flotta in tempo reale, tracciando la posizione delle auto dotate di GPS sulla mappa e visualizzare quanto carburante consuma ogni veicolo.
Grazie ai software gestionali per le flotte è possibile la programmazione ad hoc del percorso per ciascun lavoratore durante gli spostamenti di lavoro. Dunque i vantaggi di questo software non riguardano solo l’azienda ma anche i dipendenti.
Diversi software gestionali danno la possibilità di creare delle schede per ciascun veicolo, contenenti tutte le informazioni più importanti, per far si che ci sia una conoscenza totale sulla manutenzione del veicolo, sulle scadenze dell’assicurazione e tanto altro. Consentono inoltre minore consumo di carta, grazie alla digitalizzazione delle informazioni.

Fuel card

I software di management vengono spesso affiancati dalla fuel card. Ogni dipendente o targa di vettura avrà una propria fuel card per rifornirsi di carburante che, parallelamente all’uso di un software gestionale, permetterà una gestione migliore delle fatture digitali che concernono le spese dei lavoratori durante i loro viaggi, oltre a consentire un notevole risparmio di tempo durante il rendiconto delle spese carburante, in questo modo il processo viene automatizzato e il lavoro umano richiesto e si otterrà anche una minimizzazione dei costi. I software si aggiornano di continuo e consentono dii perfezionare le flotte.
Una flotta aziendale è importante poichè garantisce la mobilità ai propri dipendenti e, che assicura una redditività operativa all’azienda, grazie alle possibilità concesse dalla tecnologia.